Die Digitalisierung ist spätestens seit der Corona-Pandemie auch für Vorstände kleinerer Vereine ein Thema geworden. Wie man das machen kann, welche Aufgaben digitalisiert werden können und was datenschutzrechtlich zu beachten ist, hat der von mir sehr geschätzte Mike Kuketz im Beitrag Wie wir unseren Verein digitalisiert haben – Digitalisierung im Verein seines Blogs übersichtlich dargestellt.
make or buy?
Noch vor der Digitalisierung ist das Top-Thema für kleine Vereine: Wer macht es und was kostet es? Es ist verführerisch, viele Dinge selbst zu machen, um Kosten zu sparen. Oft lässt sich das aber nicht nachhaltig abbilden: Verlässt der kompetente ITler den Verein, bleibt oft zu wenig Zeit, die Betreuung in andere zuverlässige Hände zu übergeben.
Aushängeschild
Der Internetauftritt des Vereins ist sein Aushängeschild. Das betrifft sowohl den Inhalt als auch die grafische Gestaltung und die Benutzbarkeit. Mit einem zuverlässigen, performanten und gut bedienbaren Webhosting als Basis kann sich der Verein auf die redaktionelle Arbeit konzentrieren. Für die Auswahl des Webhostings und die Migration aus Bestandssystemen lohnt es sich, ein Projekt mit Unterstützung (ehrenamtlicher) ITler durchzuführen.
Die Qual der Wahl
Hierfür lohnt es sich, ein Angebot zu wählen, welches die Installation der Software zur Pflege der Website (so genanntes Content Management System (CMS)) unterstützt und möglichst einfach macht.
- über das Benutzerkonto installierbares CMS
- Verfügbarkeit
- Verlässlichkeit des Angebots
- Anzahl der URLs
- E-Mail-Server, E-Mail-Verteiler, E-Mail-Mailinglists
Tipp: Webhostings von Netcup, ab 2,17 €/Monat
Vereins-Wolke
Erfüllt das Webhosting die Systemvoraussetzungen für die Kollaborationssoftware Nextcloud, kann sie grundsätzlich dort auch installiert werden. Aber Vorsicht:
- Nicht jeder Webhoster erlaubt die Installation, auch wenn sie technisch möglich ist. Dazu bitte die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Webhosters beachten.
- Einzelne Nextcloud-Apps setzen über die Systemvoraussetzungen des Grundsystems hinausgehende Ressourcen voraus. Bisher habe ich noch kein preisgünstiges Webhosting gefunden, welches Nextcloud Office bzw. Onlyoffice auf Mobilgeräten unterstützt.
Auch hier gilt: Nicht alles, was technisch möglich ist, muss auch erlaubt sein. - Je nachdem, welche Apps genutzt werden sollen, erfordern Installation und Updates fortgeschrittene IT-Kompetenz.
Es bietet sich daher an, für die Nextcloud-Installation ein dediziertes, gemanagtes Nextcloud-Hosting zu nutzen, welches die gewünschten Funktionen zusichert. Das gilt vor allem für kollaborative Dokumentbearbeitung (Nextcloud Office).
Tipp: Cloud-Hostings von oCloud, ab 1,50 €/Monat
Zusammen stark
Nextcloud ist eine gute Ergänzung zum Webhosting, wenn es um Kollaborationsfunktionen geht. Anders herum ermöglicht das Webhosting einige Funktionen von Nextcloud, so dass sie im Nextcloud-Hosting-Paket nicht benötigt werden.
mit Ansage
Neben den Kollaborationsfunktionen kann Nextcloud auch zur Kommunikation per E-Mail verwendet werden (Nextcloud Announcements). Das macht aufwändig parallel im Webhosting verwaltete E-Mail-Verteiler oder Mailinglists überflüssig. Das Nextcloud-Hosting-Paket muss dafür keinen eigene E-Mail-Server mitbringen. Es kann so eingerichtet werden, dass es den E-Mail-Server des Webhostings nutzt.
mach mal Platz!
Nextcloud-Hosting-Pakete bieten entweder viel Speicherplatz für einen Benutzer oder wenig Speicherplatz für viele Benutzer. Auch hier kommt das Webhosting ins Spiel: Nextcloud kann so eingerichtet werden, dass es Speicherplatz des Webhostings mitnutzt. Das passiert über Standard-Schnittstellen (SFTP, WebDAV). Web- und Nextcloud-Hosting müssen daher nicht auf dem gleichen Server oder auch nur beim gleichen Anbieter liegen.
Was geht, was nicht?
Nextcloud eignet sich für kollaborative:
- Dateiablage
- Kontaktverwaltung
- Terminverwaltung
- Dokumentbearbeitung
Nextcloud eignet sich für:
- Ankündigungen inkl. Benachrichtigung
- Umfragen
- Datenerhebung mittels Formularen
- Einbinden externer Links
Für Videokonferenzen empfehle ich Senfcall (AV-Vertrag für gemeinnützige Vereine verfügbar), für Messaging Signal.
Tipp: Externe Dienste können als externe Links in die Nextcloud-Menüstruktur eingebunden werden. Es bedarf dann erneuter Anmeldung. Single-Sign-On-Lösungen erfordern eine Anmelde-Infrastruktur, die weder Web- noch Nextcloud-Hosting bieten.